Google Docs е невероятно удобен, но безотговорното споделяне на връзки може да разкрие документи, които може да изглеждат като частни.
Много хора хвалят Гугъл документи заради своята гъвкавост и безценната опция за споделяне на документ с конкретни хора, но тези опции за споделяне и как се използват, могат да отворят вратата за някои огромни нарушения на поверителността. Понякога е страшно трудно да се използва интернет в професионално качество и да се избягва разчитането на услугите на Google, но има начини да се използват тези инструменти и да се защитят личните данни едновременно.
Пакетът от функции на Google е полезен за почти всеки, който има достъп до интернет. Компанията поддържа съкровищница от безплатни програми за всички дейности, като Gmail, Google Sheets, Google Drive, Google Maps и, разбира се, Google Docs. Всички тези инструменти предоставят впечатляващи възможности за споделяне, позволяващи на потребителите да споделят данни и да си сътрудничат по проекти, а някои дори са забавни за използване.
Продължете да превъртате, за да продължите да четете Щракнете върху бутона по-долу, за да стартирате тази статия на бърз изглед.
За съжаление възползването от тези опции за споделяне създава и най-големите рискове. В Google Docs най-лесният метод за споделяне на връзки е да се включи споделянето на връзки, за да се създаде уникален URL адрес за документа и да се изпрати тази връзка на колега. Докато директното действие за изпращане на човек с връзка към човек е относително безопасно, ако този документ има връзки, които излизат към други уебсайтове, щракването върху тези връзки изпраща предишния URL (този, който е създаден частно за споделяне на самия документ) към директория на новия сайт. Това не е по същество гнусна практика - това е просто малко известна част от това как функционира интернет.
Как да запазим поверителността при изпращане на Google Документи
Един от най-лесните и ефективни начини за сигурно споделяне на Google Doc е да го споделите с конкретни хора. Има няколко начина да постигнете това. Най-бързият начин е да запазите споделянето на връзки изключено и вместо това да изберете „Специфични хора“ в опциите за споделяне на връзки. Това изисква другата страна да влезе в акаунт в Google, но ако работата означава изпращане на чувствителна информация в документ, вероятно си струва допълнителната стъпка. Ако файлът включва връзки и потребителят щракне върху тях, URL адресът все пак ще казва на други уебсайтове къде е бил потребителят, когато са щракнали върху връзката, но няма да позволи на тези сайтове да четат самия документ, тъй като са зададени опциите за споделяне на връзки да ограничи достъпа само до конкретните избрани хора.
Друга възможност е да използвате Google Групи. Този маршрут също изисква всички участващи да влязат с акаунт в Google, но в замяна той създава списък с хора, на които всичко може да бъде споделено изключително. Това е чудесен вариант, ако работата изисква често споделяне на документи с голяма група хора. Всяка група ще има свой собствен свързан имейл адрес „@googlegroups“, така че вместо да вмъквате имейл адреса на конкретно лице, когато избирате къде да споделите документ, просто използвайте имейла на групата. Добре е да следите членовете на групата, за да поддържате информираност кой има достъп до споделените файлове и е лесно да премахнете хора, които вече не са част от проекта.
В крайна сметка, както обикновено се случва при общуване онлайн, като се има предвид настройките за поверителност, когато споделянето на информация е от ключово значение. С интелигентно използване на споделяне на връзки, Гугъл документи може да бъде както сигурен, така и безопасен.